Raktárkezelő program és készletnyilvántartó rendszer – számlázással egyben

Amíg a készletet Excel-táblázat, füzet vagy a számlázó program félig kitöltött modulja követi, a nyilvántartás és a valóság szinte biztosan eltér. Elfogy egy keresett termék, mert senki nem vette észre időben; közben más cikkekből fölösleges készlet áll a polcon, a leltár pedig napokig tart. A raktárkezelő program (más néven készletnyilvántartó program vagy raktárkezelő rendszer) minden mozgást rögzít – bevételezést, kiadást, áthelyezést, selejtezést –, így bármikor látszik, mi van raktáron, hol van, és mennyit ér.

• Több raktár és raktárhely — telephelyek, polcok, rekeszek; áthelyezés raktárak között.
• Bevételezés és kiadás — szállítólevél alapján, vonalkóddal vagy QR-kóddal, részszállítással.
• Készletérték — FIFO vagy átlagáras értékelés, pillanatnyi és időszakos készletérték-kimutatás.
• Minimumkészlet és rendelési javaslat — figyelmeztetés, ha egy cikk a megadott szint alá csökken, és javasolt rendelési mennyiség a fogyás alapján.
• Leltár — teljes vagy forgó leltár mobilról, az eltérések automatikus rögzítésével.
• Sarzs, lejárat és sorozatszám — ahol szükséges, tételesen követve.
• Foglalás — a megrendelt, de még ki nem szállított áru nem adható el kétszer.
• Kimutatások — forgási sebesség, nem mozgó készlet, beszerzési és eladási statisztikák.

A legtöbb hiba ott keletkezik, ahol a számlázás és a készlet két külön programban él. Nálunk a kettő egy rendszer: a kiállított számla, szállítólevél vagy díjbekérő automatikusan csökkenti a készletet, a számla adatai pedig azonnal mennek a NAV-hoz a NAV Online Számla 3.0 interfészen. Ugyanígy a beszerzési rendelésből bevételezés, a bevételezésből szállítói számla-egyeztetés lesz – egyszer rögzített adatokkal.

A bevételezés, a kiadás és a leltár vonalkód- vagy QR-kód-olvasással gyorsabb és pontosabb: a raktáros a telefon kamerájával vagy kézi szkennerrel olvassa be a cikket, a rendszer pedig azonnal frissíti a készletet. A címkéket a rendszer maga is nyomtatja, így a saját cikkszámos áru is azonosítható. A felület mobilról is teljes körűen használható.

A raktárkezelő rendszer akkor ér igazán sokat, ha a többi rendszerrel együtt dolgozik: a webáruház (Shopify, WooCommerce vagy egyedi) mindig a valós készletet mutatja, a rendelések maguktól megjelennek a kiszedési listán, a futárcímkék (GLS, MPL, DPD) egy kattintással elkészülnek, a bizonylatok pedig a könyvelőprogramba kerülnek. Gyártó cégeknél a raktár közös készleten dolgozik a termelésirányítási rendszerrel, így az anyagfelhasználás és a késztermék bevételezése automatikus. Ha a készletkezelés egy teljes ügyviteli rendszer része lenne, nézze meg az egyedi ügyviteli rendszert (ERP).

Egy kis bolt vagy webshop néhány száz cikkel és egy raktárral jól elboldogul egy ingyenes vagy olcsó dobozos készletnyilvántartó programmal. Egyedi rendszer akkor térül meg, ha:

• több raktár, telephely vagy értékesítési csatorna (bolt, webshop, nagyker) készletét kell egyben látni;
• a dobozos program miatt kézzel kell adatokat átvezetni két rendszer között;
• sajátos a folyamat: sarzskövetés, gyártás, bérraktározás, egyedi árazás vagy jóváhagyás;
• a készlethiány vagy a fölösleges készlet már havonta érezhetően pénzbe kerül.

Egyedi rendszernél nem a cégnek kell a programhoz igazodnia, és a rendszer a céggel együtt bővíthető.

Felmérés a raktárban és az irodában → a folyamatok és a modulok rögzítése → a törzsadatok és a nyitókészlet átvétele (Excelből vagy a régi programból) → tesztelés és rövid párhuzamos futtatás → betanítás → élesítés és támogatás. Egy raktárkezelő modul jellemzően 6–12 hét alatt készül el, és már az első hetek után kipróbálható részeredményt adunk át. A várható költséget az árajánlat-kalkulátorral előre is megbecsülheti.